POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
La Fédération Française des Médecins Généralistes MG France est amenée à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de votre adhésion à MG France et le cas échéant dans le cadre de votre adhésion au contrat collectif de RCP souscrit par MG France auprès d’Axa.

1. Pourquoi cette Politique ?
La Politique de confidentialité a vocation à vous informer sur les moyens que MG FRANCE, responsable de traitement, met en oeuvre pour traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits. Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la règlementation Informatique et Libertés comprenant :
- le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
- la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle ;
- et tout autre texte de nature législative ou règlementaire ou toute décision d’une juridiction ou autorité compétente susceptible d’impacter le domaine du droit de la protection des données à caractère personnel. (Ci-après la « Règlementation Informatique et Libertés »).

2. Quelles sont les données que nous traitons ?
Le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, ce qui correspond à tout renseignement, non anonymisé, à votre sujet.

Dans le cas d’une adhésion en ligne :
Pour les besoins de votre adhésion en ligne, nous traitons les informations de facturation suivantes : Email, civilité, prénom, nom, adresse professionnelle (vous pouvez indiquer votre adresse personnelle en lieu et place si vous le souhaitez) et téléphone. Vous pouvez également indiquer facultativement : votre numéro RPPS, votre numéro portable.
Les données de paiement par carte bancaire sont collectées et traitées par la banque, le paiement étant réalisé directement sur le site de cette dernière.
En tout état de cause, seules les données strictement nécessaires à la réalisation d'une transaction sont traitées par elle à savoir :

• le numéro de la carte,
• la date d'expiration,
• le cryptogramme visuel.

Dans le cas d’une adhésion au siège ou par voie postale :
A l’aide du formulaire d’adhésion à retourner au siège du syndicat, les données strictement nécessaires à la gestion de votre adhésion sont collectées, à savoir :
X État-civil, identité, données d'identification :
Nom, prénom, adresse professionnelle, email, n° de téléphone.
Le numéro de portable ainsi que l’adresse personnelle sont traités sur la base du consentement (facultatif)
Si vous souhaitez être candidat sur une liste aux élections de MG France ou des URPS : date de naissance.

X Vie professionnelle :
Médecin actif ou inactif, retraité, remplaçant, année de 1ère installation, modalités d’exercice (SCM, SCP, SEL) spécialité, Numéro RPPS (Répertoire Partagé des professionnels de Santé) sur la base du consentement est facultatif.

X Informations d’ordre économique et financier :
Si adhésion par prélèvement : données bancaires : nom et adresse BIC et IBAN, signature.

Dans le cas de MG Services :
X Etat-civil, identité, données d’identification :
Nom, prénom, adresse mail.

X Vie professionnelle :
Tous les documents relatifs à la question posée par l’adhérent comprenant selon les cas des dossiers médicaux, des correspondances confidentielles entre professionnels de santé, des échanges avec des patients, des données financières, comptables

Dans le cas d’une adhésion au contrat RCP et PJ :
X Etat civil, identité, données d’identification :
Nom, prénom, date de naissance, email, téléphone.

X Vie professionnelle :
- Année d’installation en libéral, modalités d’exercice (individuel, SCM, SCP, SEL).
- Coordonnées du précédent assureur
- N° de police
- Date et motif de résiliation
- nombre de sinistres RCP déclarés auprès du précédent assureur les 5 dernières années.
- communication de la statistique sinistre en cas de déclaration de sinistre auprès du précédent assureur dans les 5 dernières années.

X Informations d’ordre économique et financier :
Si adhésion par prélèvement : données bancaires : RIB ou autorisation de prélèvement

3. Dans quel but et comment les données sont-elles traitées ?
Les traitements de données à caractère personnel réalisés ont les natures et les finalités suivantes :

Les données sont utilisées principalement pour :
- Facturer et encaisser les frais d’adhésion ;
- Contacter l’adhérent par le syndicat départemental de son lieu d’exercice ;
- Permettre la création d’un espace personnel avec l’adresse email et un mot de passe sur le site internet de MG France ;
- Permettre la navigation sur le site et la possibilité de remplir un formulaire de contact ;
- Adresser aux adhérents leur carte d’adhérent avec les coordonnées du syndicat départemental ;
- Relancer les adhérents pour le règlement du renouvellement de leur l’adhésion ;
- Vérifier si un médecin qui sollicite MG France est adhérent ;
- Communiquer avec les adhérents - information professionnelle et syndicale (newsletter, élections…) ;
- Répondre aux questions des adhérents par le biais de MG Services ;
- Proposer des candidatures aux élections MG-France et URPS ;
- Effectuer des statistiques sur le profil des adhérents ;
- Permettre la souscription à une assurance RCP et protection juridique ;
- Permettre la communication d’informations professionnelles par nos partenaires.

La collecte des données est limitée aux informations nécessaires à l’accomplissement de ces finalités.

4. Sur quel fondement vos données sont-elles traitées ?
Les fondements légaux des traitements que nous réalisons sont les suivants :
- L’exécution du contrat par lequel vous devenez adhérent de MG France pour la défense de vos intérêts, le règlement des frais d’adhésion, notamment par prélèvement bancaire ;
- L’intérêt légitime lorsque vous souhaitez créer un espace personnel sur le site internet de MG France pour permettre votre navigation sur le site et avoir accès à l’ensemble des contenus ;
- L’intérêt légitime pour des fins statistiques concernant vos modalités et formes d’exercice, l’année de votre première installation ;
- Le consentement pour ce qui concerne la communication professionnelle et syndicale par MG France ou ses partenaires et les données facultatives notamment le numéro de portable et l’adresse personnelle ainsi que la date de naissance ;
Un lien de désinscription automatique est systématiquement inséré dans les mailings, ou une adresse de désinscription lorsque le traitement de données personnelles est fondé sur le consentement, afin de permettre de retirer ce consentement à tout moment ;
- Le consentement pour le recours à MG Services ;
- L’exécution du contrat pour la souscription d’une RCP et d’une assurance protection juridique.

5. Qui pourra en prendre connaissance ?
Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

Elles sont accessibles :
- Par le personnel du service de comptabilité, le Trésorier du bureau de MG France ;
- Par le personnel habilité par MG France agissant dans le cadre de sa mission d’assistance pour certaines de vos données, notamment techniques, lorsque vous rencontrez un problème technique dans le cadre de l’utilisation ou de l’accès au site MG France ;
- Par l’association départementale membre de la Fédération des médecins généralistes (MG France) de votre département concernant les données suivantes : nom, prénom, adresse professionnelle, adresse mail, téléphone ;
- Par la banque concernant les données nécessaires au règlement de votre adhésion par carte bancaire ;
- Pour MG Services, par les membres du bureau compétents sur la question posée par l’adhérent et le Directeur général ainsi que le personnel en charge du service ;
- Pour la communication syndicale et professionnelle, par les membres du personnel en charge du routage et des envois concernant les données suivantes: nom, prénom, adresse professionnelle, adresse mail ;
- Pour la communication professionnelle par les partenaires de MG France concernant les données suivantes: nom, prénom, adresse professionnelle, adresse mail ;
Les partenaires de MG France présentent des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection de vos droits ;
- Si vous avez pris l’option d’adhérer à la RCP les données sont transmises à Gras Savoye et Axa, respectivement assureur et courtier de la RCP et protection juridique qui traiteront les données pour les besoins de l’exécution du contrat d’assurance en leur qualité de co-responsable de traitement sur des serveurs dédiés.

Les sous-traitants
Sous réserve de votre consentement exprès qui peut être retiré à tout moment, vos nom, prénom, adresse professionnelle et adresse mail sont transmis à nos partenaires sous-traitants pour l’envoi des communications professionnelles et syndicales (info express, lettre aux adhérents, Medgé).

Les sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection de vos droits.

Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement.

6. Combien de temps les conservons-nous ?
Vos données sont conservées pour une durée déterminée comme suit :
- Pendant toute la durée de votre adhésion et 3 ans après la fin de votre adhésion. Ensuite elles seront conservées sous forme d’archivage pour répondre aux obligations légales.
- Pour les données personnelles relatives à l’adhésion : 5 ans

7. Quelles mesures de sécurité sont mises en oeuvre ?
Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Au niveau de l’architecture, un serveur frontal est mis en place qui redistribue les requêtes vers les serveurs pertinents.

Les réseaux sont scindés matériellement.

Quatre réseaux sont effectifs : le VPN, le wifi, la DMZ et le réseau local et chaque réseau à des accès contrôlés pour accéder aux ressources adéquates.

8. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?
Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur des serveurs localisés dans l’Union européenne et plus particulièrement en France.

Les serveurs sont situés dans deux endroits différents : le back-up est situé à la Défense et les serveurs de production sont situées au siège.

Toutefois, l’un de nos sous-traitants se trouve en dehors de l’Union Européenne, à l’Ile Maurice, qui dispose d’une législation nationale en matière de protection des données personnelles et d’une activité de protection des données reconnue par la conférence internationale des commissaires à la protection de la vie privée et des données personnelles.

Nous nous engageons à garantir que nous avons entrepris des démarches raisonnables pour s’assurer que notre sous-traitant est à même, par la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu des clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil.

9. Quels sont vos droits ?
9.1. Un droit vous permettant d’accéder et de rectifier vos données ainsi que de vous opposer à leur traitement
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition pour motifs légitimes concernant l’ensemble des données vous concernant. Nous vous informons que votre droit d’opposition peut être exercé à tout moment lorsque vos données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime et si vous justifiez d’un motif légitime tenant à votre situation particulière.

9.2. Un droit vous permettant d’obtenir la limitation du traitement de vos données
Vous disposez également d’un droit à la limitation du ou des traitements dans les cas suivants :

- Pendant la durée de vérification que nous mettons en oeuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel ;
- Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données ;
- Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits ;
- Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

9.3. Un droit vous permettant de retirer votre consentement
Vous disposez également d’un droit de retirer votre consentement lorsqu’il constitue la base légale du traitement, à tout moment, sans porter atteinte à la légitimité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

9.4. Un droit vous permettant de définir des directives relatives au traitement de vos données après votre décès
Vous disposez également du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès.

Ces directives peuvent être :
- Générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent : dans ce cas, elles doivent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL ;
- Spécifiques, c’est-à-dire qu’elles portent uniquement sur les données traitées par le syndicat.

En nous transmettant ces directives, vous donnez expressément votre consentement pour qu’elles soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes. Vous pouvez désigner une personne chargée de l’exécution de ces directives. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en oeuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et les faire exécuter.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous.

9.5. Un droit vous permettant de déposer une réclamation auprès de la CNIL
Vous disposez également du droit de déposer une réclamation, par voie électronique et/ou par voie postale, auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés ou auprès de n’importe quelle autorité de contrôle compétente dans l’Etat-membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise.

Vous pourrez également introduire un recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle compétente si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente constitue une violation des textes applicables.

10. Comment exercer vos droits ?
L’exercice de l’ensemble de vos droits s’effectue, auprès du Délégué à la protection des données de MG France, par l’envoi :

- Soit d’un courriel à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

- Soit d’un courrier par voie postale à l’adresse suivante : 13 rue Fernand Leger 75020 Paris

Les demandes ainsi formulées doivent être accompagnées d’une copie d’un titre d’identité pour pouvoir être prises en compte par MG France, ceci aux fins de vérifier que vous êtes bien à l’origine de la demande.

Pour vous répondre, MG France disposera alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, éventuellement augmenté de deux mois.

11. Modifications et entrée en vigueur
La présente pourra faire l’objet de modifications totales ou partielles en fonction de l’évolution des services par exemple. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la mise à jour.

Nous vous informerons de cette mise à jour conformément aux stipulations de nos conditions générales d’utilisation.

La présente est entrée en vigueur le 31 mai 2022.